職種ごとにできること ／ 営業事務
見積書も、商談メモも、名簿も。書類と記録は引き取って、商談の時間を増やす。
営業事務のAI社員は、営業担当の書類仕事と記録を引き受けます。見積書や提案書をひな型どおりに作って送り、商談のメモから決まったことと宿題を抜き出し、お客様の名簿に書き込み、返事が途切れたお客様への追いかけまで済ませます。金額と納期は、会社の決まりどおりに出します。
仕事の流れ
営業事務のAI社員に任せられる仕事の流れ
1
見積書・提案書・請求書を、ひな型どおりに作って送る
品名や数量、納品の内容を伝えるだけで、お預かりしたひな型と見積もりの決まりごとに沿って作り、お客様に送ります。送られてきた契約書や資料の PDF も読み取って、必要な項目を転記します。
2
商談のメモを、その日のうちに整理する
商談や打ち合わせのメモ・音声を受け取ったら、その日のうちに「決まったこと」「宿題」「次の約束」に分けてまとめます。前回のやりとりを読んでから書くので、同じことを二度聞きません。
3
お客様の名簿を、商談のたびに更新する
商談で分かったことを、名簿の決まった欄に書き込みます。誰が見ても、お客様の今が分かる名簿になります。
4
追いかけの連絡と、期限の見張り
返事が途切れたお客様には、角の立たない追いかけの連絡を送ります。送る約束や書類の期限は一覧で見張り、近づいたら知らせるので、追いかけ漏れが起きません。
こう頼めば動きます
スマホのチャットに、ひとこと送るだけ。
- 「この内容で見積書を作って、お客様に送って」
- 「今日の商談メモを、決まったことと宿題に分けて整理して」
- 「この契約書の PDF から、名簿に入れる内容をまとめて」
- 「先週提案したお客様に、追いかけの連絡をして」
- 「今週中に出す見積書と、その期限を一覧にして」
つなぐもの
Google スプレッドシート・ドライブ（名簿・見積書・提案書の置き場）・メール（Gmail・会社のメール）・見積書・提案書のひな型（お預けいただくもの）
任せる範囲
教えた仕事は、次から聞かずに最後まで終わらせます。社長の確認が要るのは、お金を払うときだけです。